Kodėl verta rimtai pagalvoti apie bendruomenės informavimą

Žinot, kai pradėjau dirbti su vietos bendruomenėmis, maniau, kad informacijos sklaida – tai tiesiog kelių pranešimų paskelbimas Facebook’e ir viskas. Kaip gi aš klydau! Pasirodo, kad žmonės tikrai nori žinoti, kas vyksta jų rajone, bet dažnai tiesiog neturi patogaus būdo tai sužinoti. Vienas mano kaimynas kartą pasakė: „Aš sužinojau apie naują žaidimų aikštelę tik tada, kai jau mėnesį ji stovėjo pastatyta”. Ir tai tikrai problema.

Savivaldos portalas – tai ne tik biurokratinė priemonė, kaip daugelis galvoja. Tai gali būti tikras bendruomenės informacijos centras, kur žmonės randa viską, ko jiems reikia. Bet tam reikia suprasti, kaip tai organizuoti taip, kad būtų naudinga, o ne dar vienas apleistas internetinis kampas.

Kas iš tikrųjų domina žmones jūsų bendruomenėje

Pirmiausia turime nustoti galvoti, kad žinome, ko žmonės nori. Rimtai. Kai pradėjau konsultuoti vieną nedidelį miestelį, jie buvo įsitikinę, kad gyventojams svarbiausia skaityti oficialius tarybos protokolus. Padarėme apklausą ir – staigmena! – žmonės labiausiai norėjo žinoti apie:

Kasdienius praktinius dalykus – kada bus išvežamos šiukšlės per šventes, kur kreiptis dėl sugedusio gatvės apšvietimo, kada planuojami kelių remonto darbai. Tai ta informacija, kuri tiesiogiai veikia žmonių gyvenimą.

Bendruomenės renginius – ir ne tik didelius oficialius, bet ir mažesnius. Vietos bibliotekos renginiai, sporto klubų varžybos, bendruomenės talkos. Žmonės nori jaustis dalimi kažko didesnio.

Pokyčius aplinkoje – nauji projektai, planuojami statybos darbai, parko rekonstrukcija. Bet ne sausai „informuojame, kad…”, o su vizualizacijomis, paaiškinimais, kaip tai paveiks jų kasdienybę.

Viena bendruomenė, su kuria dirbau, pradėjo skelbti paprastus video interviu su vietos verslininkais ir aktyvistais. Žiūrimumas buvo trigubai didesnis nei bet kokių oficialių pranešimų. Žmonės nori matyti kitus žmones, ne tik tekstą.

Kaip sukurti portalą, kuriame žmonės tikrai nori lankytis

Gerai, turime portalą. Bet jei jis atrodo kaip 2005 metų svetainė su mėlynais nuorodomis ir teksto sienomis – niekas ten neis. Tikrai niekas. Mano patirtis rodo, kad dizainas ir patogumas yra ne mažiau svarbūs nei turinys.

Pirmas dalykas – navigacija turi būti intuityvi. Jei žmogus per 10 sekundžių neranda to, ko ieško, jis išeina. Taip paprasta. Viena savivaldybė turėjo 47 (!) skirtingus meniu punktus. Kas gi ten ką ras? Sumažinome iki 6 pagrindinių kategorijų, ir lankomumas išaugo 60 procentų per du mėnesius.

Paieškos funkcija – ji turi veikti. Skamba akivaizdžiai, bet kiek kartų esu matęs portalus, kur paieška arba neveikia, arba randa viską, išskyrus tai, ko reikia. Investuokite į normalią paieškos sistemą, kuri supranta ir sinonimus, ir netgi klaidas.

Mobilusis variantas – daugiau nei pusė žmonių naršo internete telefonu. Jei jūsų portalas telefone atrodo kaip sulaužytas galvosūkis, prarandate didžiąją dalį auditorijos. Tikrinkite, kaip viskas atrodo įvairiuose įrenginiuose.

Ir dar vienas dalykas, kurį dažnai pamiršta – greitis. Jei puslapis kraunasi ilgiau nei 3 sekundes, žmonės išeina. Optimizuokite paveikslėlius, naudokite modernias technologijas. Tai nėra prabanga, tai būtinybė.

Turinio kūrimas, kuris nekelia nuobodulio

Dabar prie smagiausios dalies – turinio. Ir čia daugelis savivaldybių daro didžiausią klaidą. Jie rašo taip, lyg kreiptųsi į robotus ar teisėjus, o ne į paprastus žmones.

Vienas pavyzdys iš gyvenimo. Viena savivaldybė skelbė: „Informuojame, kad 2024 m. sausio 15 d. bus vykdomi komunalinės infrastruktūros atnaujinimo darbai pagal projektą Nr. XYZ-2023/45.” Kas čia suprato? Niekas.

Mes perrašėme taip: „Trečiadienį Žalioji gatvė bus uždaryta – tiesiame naują vandens vamzdyną. Apvažiuoti galėsite per Parko gatvę. Darbai truks apie savaitę.” Matote skirtumą?

Kalbėkite žmonių kalba. Ne biurokratine, ne per daug oficialiai. Įsivaizduokite, kad pasakojate savo kaimynui per tvorą – būtent taip ir rašykite.

Naudokite vizualinę medžiagą. Nuotraukos, video, infografika – visa tai padeda informaciją padaryti įsimintiną ir lengvai suvokiamą. Viena bendruomenė pradėjo fotografuoti „iki ir po” vaizdus po kiekvieno projekto. Žmonės tai pamilo – matė konkrečius rezultatus.

Pasakokite istorijas. Vietoj „Patvirtinta 50,000 eurų parama vaikų darželiui”, parašykite apie tai, kaip ši parama padės konkretiems vaikams, parodykite darželio auklėtojos komentarą, įdėkite nuotrauką džiūgaujančių vaikų.

Reguliarumas ir nuoseklumas – ne tik gražūs žodžiai

Viena didžiausių problemų, su kuriomis susiduriu – savivaldybės pradeda aktyviai skelbti informaciją, o po mėnesio viskas numiršta. Portalas tampa apleista dykyne, kur paskutinis įrašas yra prieš pusmetį.

Žmonės turi žinoti, kada tikėtis naujos informacijos. Jei skelbiame naujienas kas antradienį ir penktadienį – laikykimės to grafiko. Jei turime savaitinį biuletenį – jis turi išeiti kas savaitę, ne kartais.

Sukurkite turinio kalendorių. Suplanuokite bent mėnesiui į priekį, kokią informaciją skelbsite. Tai padės išvengti chaoso ir užtikrins įvairovę. Viena savaitė – apie renginius, kita – apie projektus, trečia – bendruomenės narių istorijos.

Paskirkite atsakingus žmones. Ir ne tik paskirkite, bet ir įsitikinkite, kad jie turi pakankamai laiko ir išteklių. Viena savivaldybė norėjo, kad jų IT specialistas dar ir turinio kūrėju būtų. Rezultatas? Nei vienas darbas nebuvo atliekamas gerai.

Dar vienas patarimas – turėkite atsarginį planą. Kas vykdys šias pareigas, jei pagrindinis žmogus susirgs ar išeis atostogų? Informacijos srautas negali sustoti.

Kaip paskatinti žmones aktyviai naudotis portalu

Galite turėti geriausią portalą pasaulyje, bet jei niekas nežino, kad jis egzistuoja, kokia iš to nauda? Reikia aktyviai skatinti žmones juo naudotis.

Pradėkite nuo paprasto dalyko – padarykite portalo adresą lengvai įsimintiną. Ne „savivaldybe-miestas-informacija-2024.gov.lt”, o kažką paprastesnio. Vienas miestelis pasirinko tiesiog savo pavadinimą su „.info” pabaigoje. Puiku.

QR kodai – taip, jie vis dar veikia! Dėkite juos ant skelbimų lentų, autobusų stotelėse, viešose vietose. Žmonės gali greitai nuskenuoti ir patekti tiesiai į reikiamą informaciją.

Socialiniai tinklai kaip tiltas. Neskelbkite visos informacijos Facebook’e ar Instagram’e – duokite tik užuominą ir nuorodą į portalą. „Norite sužinoti daugiau apie naują parką? Visa info mūsų portale!” Taip pamažu formuojate įprotį lankytis portale.

Viena bendruomenė sugalvojo genialų dalyką – savaitinį konkursą. Kas savaitę portale paslepia „auksinį klausimą”, ir kas jį randa bei atsako, gauna simbolinę dovanėlę (pvz., nemokamą kavą vietinėje kavinėje). Žmonės pradėjo reguliariai tikrinti portalą!

Įtraukite vyresnius žmones. Jie dažnai jaučiasi atskirti nuo skaitmeninės informacijos. Organizuokite mokymus bibliotekose, bendruomenės centruose. Parodykite, kaip naudotis portalu. Viena savivaldybė padarė paprastą vaizdo instrukciją – lankomumas tarp vyresnių žmonių išaugo gerokai.

Grįžtamasis ryšys – kodėl jis svarbesnis nei manote

Čia daugelis savivaldybių daro klaidą – jie mano, kad portalas yra vienpusis komunikacijos kanalas. Mes skelbiame, jūs skaitote. Bet tai neveikia šiuolaikiniame pasaulyje.

Žmonės nori būti išgirsti. Jie nori galėti užduoti klausimus, pareikšti nuomonę, pranešti apie problemas. Ir jei jūsų portalas to neleidžia – prarandate didžiulę galimybę.

Komentarų sistema – taip, ji gali būti iššūkis, nes reikia moderuoti. Bet ji leidžia žmonėms diskutuoti, dalintis nuomone. Viena bendruomenė baiminosi, kad komentarai taps negatyvumo šaltiniu. Praktikoje? Dauguma komentarų buvo konstruktyvūs ir naudingi.

Problemų pranešimo funkcija – leiskite žmonėms lengvai pranešti apie išdaužtą gatvės apšvietimą, šiukšles parke, duobes keliuose. Su nuotrauka, vietos žymėjimu. Ir – labai svarbu – informuokite apie eigą. „Jūsų pranešimas gautas”, „Problema sprendžiama”, „Problema išspręsta”. Žmonės mato, kad jų balsas svarbus.

Apklausos ir balsavimai. Prieš priimant sprendimus dėl bendruomenei svarbių dalykų, leiskite žmonėms pareikšti nuomonę. Kokios spalvos turi būti naujos suoliukai parke? Kokiu laiku patogiausia organizuoti bendruomenės renginius? Tai ne tik suteikia vertingos informacijos, bet ir didina žmonių įsitraukimą.

Ir dar vienas dalykas – atsakykite į klausimus. Jei kas nors paraše komentarą ar užklausą, neatsakyti per kelias dienas yra nepriimtina. Geriau atsakyti „Dėkojame už klausimą, tikriname informaciją ir atsakysime per 48 valandas” nei tylėti.

Kai viskas susideda į vieną veikiančią sistemą

Žinote, kas įdomiausia? Kai pradedi teisingai organizuoti informacijos sklaidą, atsiranda domino efektas. Žmonės pradeda labiau domėtis bendruomenės reikalais, aktyviau dalyvauti, daugiau prisidėti. Viena bendruomenė, su kuria dirbau, per metus padidino savanorių skaičių 40 procentų – tiesiog todėl, kad žmonės pradėjo geriau žinoti, kas vyksta ir kaip jie gali prisidėti.

Svarbiausia suprasti, kad portalas – tai ne tikslas, o priemonė. Tikslas yra informuota, įsitraukusi, aktyvi bendruomenė. Ir tam reikia nuolat tobulėti, klausytis grįžtamojo ryšio, eksperimentuoti.

Nebijokite klysti. Viena savivaldybė išbandė video naujienas – nepavyko, žmonėms labiau patiko skaityti. Kita išbandė podkastus – sėkmė! Kiekviena bendruomenė yra skirtinga, ir tai, kas veikia vienoje, gali neveikti kitoje.

Reguliariai peržiūrėkite statistiką – kas populiaru, kas ne, kada žmonės labiausiai aktyvūs. Priderinkite savo strategiją pagal tai. Ir nepamirškite švęsti sėkmių – kai pasiekiate tam tikrą lankomumo ribą, kai išsprendžiate problemą greitai, kai gauna teigiamą atsiliepimą. Tai motyvuoja ir komandą, ir bendruomenę.

Galiausiai, atminkite – tai yra procesas, ne vienkartinis projektas. Gera informacijos sklaida reikalauja nuolatinio dėmesio, kūrybiškumo ir tikro noro bendrauti su žmonėmis. Bet kai tai daroma gerai, rezultatai būna nuostabūs. Ir ne tik skaičiais, bet ir tuo, kaip jaučiasi jūsų bendruomenė – informuota, įgalinta ir svarbi.